Outsourcing de Serviços de Impressão de Cópia
Visão Geral do Projeto:
O modelo de outsourcing de serviços de impressão consiste na substituição de equipamentos dedicados, tais como copiadoras impressoras, por equipamentos multifuncionais, visando:
- Controlar cópias e impressão, através de relatórios gerenciais proveniente dos próprios equipamentos ou de uma aplicação de gerenciamento e contabilidade de impressão;
- Aperfeiçoar processo de trabalho, como, por exemplo, envio de fax diretamente do computador, sem a necessidade de impressão;
- Reduzir o volume de cópias, impressão e, consequentemente, custos.
Dimensionamento do Parque:
Levantamento de todos os equipamentos instalados através de equipe especializada, acompanhamento por represente do cliente.
- Estudo de distribuição física dos equipamentos dedicados (layout), tais como: impressoras, copiadoras e equipamentos de fax, para posterior dimensionamento de multifuncionais estrategicamente posicionados;
- Análise de recursos que devem ser disponibilizados pelos multifuncionais, como cópias e impressão em frente e verso automático, envio de fax diretamente do computador sem necessidade de impressão, digitalização de documentos em alta velocidade.
Análise de Ambiente Lógico:
- Configuração de Rede – Sistema Operacionais(servidos e estação de trabalho)
- ERP e sistemas específicos ou proprietários – impressão de relatórios e outros tipos de trabalho envolvendo dados de imagem e dimensionamento de margens de impressão.
Proposta de Solução:
Apresentação de situação pela Futura Digital Copiadoras e Serviços juntamente com Semp Toshiba info, mediante considerações feitas a partir da análise física e lógica, abordando as seguintes situações:
- Multifuncionais de velocidade normais variadas para melhor custos versus benefícios, posicionadas em locais estratégicos, disponibilizando recursos que aperfeiçoem o processo de trabalho dos usuários (frente e verso automático, fax em rede, dentro outros);
- Comparativo financeiro de recursos alocados para os serviços de impressão e cópias: atual VS proposto (ROI – Return On Investment), apresentando a redução de custo em um regime mensal e acumulativo anualmente;
- Comparativo de situação atual versus solução proposta para análise de layout.
Apresentação de um contrato de serviços (SLA – Service Level Agreement), englobando todos os requisitos de serviços técnicos e suporte acordados entre o cliente e a Futura Digital.
Cronograma de Impressão, Treinamento e Projeto-Piloto:
Elaboração de um cronograma de instalação dos equipamentos, obedecendo a critérios de prioridade estabelecidos pelo cliente.
- Implantação de um projeto-piloto para avaliação de ambiente e comportamento de um equipamento instalado em rede, adequando configurações lógicas, de um modo que todos os relatórios ou formulários eletrônicos (dados variáveis) sejam impressos a contento. Caso seja necessário, uma consultoria especializada no assunto deve ser contratada, que será negociado entre o cliente e a consultoria, com o suporte da Futura Digital;
- Após validação do projeto-piloto, elaboração de cronograma de instalação obedecendo a critérios de prioridade estabelecidos pelo cliente, englobando instalação de equipamentos e treinamento.
Treinamento:
- Fornecido aos usuários para conscientização sobre quais foram os motivos que levaram a empresa a optar por este modelo de serviço (quebra de paradigma – substituição de equipamentos dedicados por multifuncionais departamentais);
- Material informativo, impresso e em arquivo, sobre a operação dos equipamentos, para que os usuários tenham uma fonte de referência sobre as funções dos equipamentos;
- Seção de hands-on (treinamento prático) – breve momento (entre 45 a 60 minutos) em que os usuários serão treinados nas principais funções dos equipamentos.
Conclusão:
- Melhor complexidade
- Melhor gerenciamento
- Melhor nível de serviços
- Maior disponibilidade
- Maior satisfação do usuário
- Equipe on-site
- Redução de Custo
Vantagens:
Geral:
- Redução de Custos;
- Instalação de equipamento novos;
- Aumento da qualidade, velocidade e agilidade;
- Diminuição da quantidade de equipamentos e conseqüentemente do consumo de energia elétrica;
- Menor espaço físico necessário para os equipamentos;
- Multifuncionais com cópias e digitalização mais próximos aos setores;
- Scanner compartilhados com todos os usuários da rede;
- Utilização de diferentes tipos de papel no mesmo equipamento sem que seja necessário trocá-los durante a operação;
- Impressão confidencial de documentos;
- Impressão de trabalho de altos volumes dentro da empresa;
- Facilidade na gestão de suprimentos;
- Redução de fornecedores e compras de consumíveis;
- Melhor controle e gestão dos documentos impresso e copiado;
- Aumento de produtividade na atividade fim da empresa;
- Gerenciamento e controle de custos;
- Qualidade e disponibilidade dos recursos de impressão;
- Diminuição dos ativos;
- Manutenção e suporte padronizados;
- Gerenciamento remoto;
- Operação pró-ativa.
Tecnológicas:
- Atualização tecnológica com baixo custo;
- Economia de papel (recursos frente e verso e múltiplas páginas);
- Qualidade laser em preto e em cores;
- Cópias e impressão digitais;
- Alta velocidade de impressão;
- Envio de fax por rede direto dos aplicativos;
- Recebimento de fax através de arquivos armazenados no disco rígido;
- Gerenciamento do processo de Impressão;
- Aumento da velocidade de impressão e de processamento das impressoras.
Adminstração:
- Redução de custos de impressão;
- Gerenciamento, controle e bilhetagem das impressões por centro custo;
- Eliminação do estoque de compras de insumos;
- Monitoramento remota, Operação e Suporte pró-ativos;
- Fim da depreciação dos equipamentos;
- Manutenção e assistência técnica inclusas nos projetos;
- Estratégicas de backup de equipamentos.
Possibilidade:
Abastecimento de papel, troca de toner, remoção de atolamentos, treinamento contínuo ao usuário e multiplicadores de cada departamento, no sentido de atenuar o processo de implantação de novas tecnologia e seus recursos, esclarecendo eventuais dúvidas operacionais, tornando-os operação pró-ativa.
Operação do software de controle e gestão, emissão dos relatórios de bilhetagem, gestão e controle dos suprimentos pos site, execução e supervisão de chamados técnicos a serem desenvolvidos no campo e verificação, acompanhamento e encerramento de chamados ao técnicos dos equipamentos.
Exemplo:
Outsourcing De Impressão No Segmento Educacional
Você certamente já ouviu falar em outsourcing de impressão. E um segmento que mais demanda este serviço, e a Futura Digital juntamente com a parceria da Semp Toshiba Info, é especialista em atender, é o setor educacional.
Exemplo bem sucedido:
Um dos cases interessantes que podemos citar, foi de um estudo realizados pra uma Universidade em São Paulo, onde a mesma estava buscando solução que pudesse oferecer um maior controle sobre seu parque de impressão e, principalmente, sobre o consumo de cópias. Pois, devido ao crescimento muito rápido da Universidade, esta passou a ter um número muito grande de impressoras, de vários modelos e algumas marcas.
Você pode imaginar o problema para gerenciar:
- O consumo de cartucho para impressora jato de tinta e toner para impressoras a laser;
- Consumo e estoque de papel;
- Quantidades de cópias entre outros.
Com isso, a instituição procurou identificar, no mercado, empresas que pudessem atender aos interesses da Universidade que evidentemente, eram de:
- Obter informações precisas do quanto estavam gastando com essas impressões;
- Acompanhamento, em detalhes, o que estava sendo impresso;
- Reduzir custo com o processo de impressão.
Com o estudo realizado pelos especialista da Semp Toshiba, a Universidade poderia obter resultados como: redução do parque instalado de 274 impressoras (jato de tinta e laser) para 84 equipamentos multifuncionais (impressão, cópias e fax) interligados em rede , capazes de imprimir, digitalizar, copiar, receber e enviar fax de qualquer ponto de cada campus da Universidade e além disso, a impressionante redução de custo por cópia na ordem de 40%, sem considerar o que a Universidade deixara de gasta com manutenção.
Essa flexibilidade e dedicação ao cliente colaboraram para a Semp Toshiba ser eleita a Melhor Empresa de TI de 2006 pela revista INFO na edição de Agosto.
Você poderá conhecer maiores detalhes sobre o trabalho de outsourcing e as vantagens que a Semp Toshiba Info tem para te oferecer, destacando-se:
- Melhor controle e gestão dos documentos impressos e copiados;
- Menor espaço físico necessários para os equipamentos;
- Velocidade e agilidade;
- Aumento da quantidade;
- Redução de custos, entre outras.